Wydział Organizacji i Zarządzania Kryzysowego

Do zadań Wydziału Organizacji i Zarządzania Kryzysowego należy w szczególności:

1. w zakresie obsługi Rady Powiatu:

• udzielanie radnym pomocy w wykonywaniu mandatu,
• wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem sesji Rady Powiatu, a w szczególności gromadzenie materiałów niezbędnych dla prawidłowej pracy Rady i Komisji i przesyłanie ich radnym,
• prowadzenie dokumentacji związanej z pracą Rady i jej Komisji oraz poszczególnych Radnych,
• obsługa kancelaryjno – biurowa Rady Powiatu i Komisji – protokołowanie obrad Rady i posiedzeń Komisji,
• prowadzenie rejestrów:

    – uchwał Rady Powiatu,
    – wniosków i opinii Komisji,
    – interpelacji i zapytań radnych,
    – aktów prawa miejscowego;  

• przekazywanie do realizacji uchwał Rady, wniosków Komisji, i interpelacji Radnych Zarządowi, Naczelnikom Wydziałów oraz nadzór nad terminowym ich załatwieniem,
• przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,
• przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego,
• sporządzanie sprawozdań z realizacji uchwał Rady,
• organizowanie dyżurów radnych,
• organizowanie i obsługa dyżuru Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Powiatu, prowadzenie rejestru spraw zgłaszanych przez obywateli oraz podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia,
• wprowadzanie dokumentów z sesji i posiedzeń Komisji do Biuletynu Informacji Publicznej.

2) w zakresie obsługi Zarządu Powiatu:

• ustalanie porządku obrad Zarządu w oparciu o przedłożone dokumenty zgodnie z dyspozycją Przewodniczącego Zarządu oraz Sekretarza,
• przedkładanie Członkom Zarządu oraz Sekretarzowi i Skarbnikowi materiałów na posiedzenie Zarządu zgodnie z ustalonym porządkiem,
• protokołowanie posiedzeń Zarządu Powiatu,
• przekazywanie do realizacji postanowień Zarządu wraz z uchwałami i przedłożonymi materiałami na stanowiska pracy,
• prowadzenie rejestrów:

    – uchwał Zarządu,
    – upoważnień udzielonych przez Zarząd.

• opracowywanie sprawozdań z prac Zarządu w okresie międzysesyjnym,
• kontrola wykonania uchwał Zarządu,
• wprowadzanie dokumentów do Biuletynu Informacji Publicznej z posiedzeń Zarządu Powiatu,
• realizacja i koordynacja zadań w zakresie organizacji i funkcjonowania nieodpłatnej pomocy oraz edukacji prawnej.

3. w zakresie spraw osobowych:

• prowadzenie spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu,
• planowanie funduszu zatrudnienia,
• koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
• prowadzenie spraw emerytalno – rentowych pracowników,
• prowadzenie spraw związanych z praktykami studenckimi i uczniowskimi,
• sporządzanie sprawozdań dotyczących zatrudnienia,
• prowadzenie spraw socjalnych pracowników – nadzór nad realizacją zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy.

4. w zakresie spraw organizacyjnych:

• opracowywanie projektów Statutu Powiatu i Regulaminu Organizacyjnego Starostwa i przygotowywanie niezbędnych zmian,
• opracowywanie projektów zarządzeń Starosty z zakresu spraw organizacyjnych,
• prowadzenie zbioru zarządzeń Starosty,
• prowadzenie zbioru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty,
• prowadzenie zbioru porozumień w sprawie:

• organizacja i nadzór nad załatwianiem skarg i wniosków obywateli oraz przyjęć interesantów,
• prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Starosty, oraz przekazywanie ich do załatwienia Wydziałom i kierownikom jednostek organizacyjnych,
• kontrola terminowego załatwiania skarg i wniosków przez Wydziały i jednostki organizacyjne oraz opracowywanie w tym zakresie zbiorczych analiz i sprawozdań,
• prowadzenie zbioru protokołów z kontroli zewnętrznych, koordynowanie i nadzorowanie realizacji wniosków z kontroli,
• przygotowywanie projektów uchwał w sprawie wniosków lub opinii związanych z tworzeniem, łączeniem, podziałem, znoszeniem oraz ustalaniem granic jednostek samorządu terytorialnego,
• współdziałanie w organizowaniu i przeprowadzaniu wyborów do Rady Powiatu oraz referendum,
• prowadzenie spraw związanych z organizacją powiatowych jednostek organizacyjnych,
• administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej i współdziałanie z informatykami w tym zakresie,
• tworzenie i wdrażanie szablonów pism, ścieżek obiegu, rejestrów w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz koordynacja wdrażania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją  i współdziałanie w tym zakresie z informatykami,
• realizacja i koordynacja zadań w zakresie załatwiania petycji,
• realizacja i koordynacja zadań w zakresie organizacji i funkcjonowania nieodpłatnej pomocy oraz edukacji prawnej.

5) w zakresie spraw społecznych:

• sprawowanie nadzoru nad fundacjami mającymi siedzibę na terenie powiatu w zakresie określonym w ustawie o fundacjach,
• sprawowanie nadzoru nad stowarzyszeniami w zakresie wynikającym z ustawy prawo o stowarzyszeniach,
• wydawanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków ciała ludzkiego z obcego państwa,
• przygotowywanie decyzji o zakazie przeprowadzania imprez masowych na terenie powiatu lub jego części na czas określony lub do odwołania,
• przechowywanie rzeczy znalezionych oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru,
• prowadzenie ewidencji rzeczy znalezionych.

6) w zakresie spraw kancelaryjnych:

• prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa,
• przyjmowanie korespondencji wpływającej do Starostwa oraz przekazywanie jej do Wydziałów,
• wysyłanie korespondencji,
• obsługa elektronicznej skrzynki podawczej.

7) w zakresie obsługi sekretarskiej:

• prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
• obsługa przyjęć interesantów,
• realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Starosty, organizowanie jego kontaktów i narad z przedstawicielami organów administracji rządowej i samorządowej oraz z organizacjami politycznymi, społecznymi itp.,
• prowadzenie harmonogramu wykorzystania samochodów służbowych,
• wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z kartą zadań stanowiska pracy,
• obsługa systemu służącego do podpisu elektronicznego pism kierowanych do podpisu przez Starostę i Wicestarostę.

8. w zakresie spraw archiwum zakładowego:

• nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
• przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
• przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej po jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był organ jednostki samorządu terytorialnego,
• przejmowanie dokumentacji ze składu chronologicznego,
• przejmowanie dokumentacji elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,
• przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
• przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
• przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
• sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
• przygotowywanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej z zakresu archiwizowanych dokumentów.

9. w zakresie obrony cywilnej:

• planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej,
• ustalanie zadań obrony cywilnej dla organów samorządu terytorialnego i innych jednostek organizacyjnych, których organem założycielskim jest powiat,
• dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań,
• opracowywanie planów obrony cywilnej powiatu oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej gmin,
• organizowanie szkoleń, ćwiczeń obrony cywilnej, a także szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony,
• przygotowanie i zapewnienie działaniami systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania,
• tworzenie i przygotowywanie do działania formacji obrony cywilnej,
• przygotowywanie i organizowanie ewakuacji ludności oraz prowadzenie akcji ratunkowych,
• planowanie i przygotowywanie środków transportowych, warunków bytowych oraz pomocy lekarskiej i społecznej dla ewakuowanej ludności,
• koordynowanie działań w zakresie zabezpieczenia ludności w wodę w warunkach kryzysowych oraz dl urządzeń specjalnych do likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
• wykonywanie innych zdań obrony cywilnej określonych w odrębnych przepisach oraz przez Szefa Obrony Cywilnej Powiatu i Województwa.

10) w zakresie spraw obronnych:

• wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej,
• obsługa pod względem organizacyjnym technicznym Powiatowej Komisji Lekarskiej,
• doręczanie kart powołania do wojska w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej /tzw. akcja kurierska/,
• współpraca w wyżej wymienionych sprawach z Wojskowym Komendantem Uzupełnień wraz z Prezydentem Miasta Stalowa Wola i Wójtami Gmin w powiecie,
• organizacja i szkolenie zespołu stałego dyżuru Starosty oraz nadzór nad systemem stałych dyżurów w powiecie stalowowolskim,
• opracowywanie planów i dokumentów związanych z realizacją procesu osiągania wyższych stanów gotowości obronnej państwa,
• przygotowywanie i opracowywanie dokumentów związanych z przygotowaniem Starostwa do wykonywania zadań w czasie zagrożenia i wojny,
• przygotowanie ramowych planów Działalności Obronnej i Szkolenia Obronnego na terenie Powiatu,
• sporządzanie i przesyłanie do Wojewody Podkarpackiego w Rzeszowie sprawozdań z:

11) w zakresie bezpieczeństwa publicznego oraz współpracy z powiatowymi służbami, inspekcjami i strażami:

• przygotowywanie projektów planów i harmonogramów działania Komisji Bezpieczeństwa i Porządku,
• prowadzenie stałej obsługi biurowej prac Komisji Bezpieczeństwa i Porządku,
• opracowywanie dla potrzeb działalności Komisji Bezpieczeństwa i Porządku sprawozdań i analiz w zakresu bezpieczeństwa w powiecie,
• podejmowanie czynności polegających na skoordynowaniu działań powiatowych służb, inspekcji i straży w celu poprawy bezpieczeństwa na terenie powiatu,
• przygotowywanie rocznego sprawozdania z działalności Komisji Bezpieczeństwa i Porządku celem przedłożenia Radzie,
• koordynacja w zakresie realizacji programu zapobiegania przestępczości oraz bezpieczeństwa obywateli i porządku publicznego.

12) w zakresie zarządzania kryzysowego:

• podejmowanie działań związanych z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie powiatu,
• gromadzenie i przetwarzanie danych zagrożeń o siłach i środkach, które mogą być użyte w sytuacjach kryzysowych oraz ocena zagrożeń występujących na obszarze powiatu,
• monitorowanie, analizowanie i prognozowanie rozwoju zagrożeń na obszarze powiatu oraz przekazywanie dla gmin ostrzeżeń o zagrożeniach,
• opracowywanie i przedkładanie Wojewodzie do zatwierdzenia Powiatowego Planu Zarządzania Kryzysowego,
• opiniowanie i przedstawianie do zatwierdzenia Staroście gminnych planów reagowania kryzysowego,
• planowanie, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia,
• wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania powiatu,
• współdziałanie z właściwymi służbami, strażami i inspekcjami w zakresie przeciwdziałania skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym,
• realizacja zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej,
• współpraca z gminnymi zespołami zarządzania kryzysowego,
• obsługa aplikacji komputerowych stosowanych w systemie zarządzania kryzysowego.

14) w zakresie Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego:

• podejmowanie przedsięwzięć związanych z przygotowaniem Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego do koordynacji działań w razie zdarzeń kryzysowych,
• współdziałanie z Centrum Zarządzania Kryzysowego Wojewody Podkarpackiego w zakresie wymiany informacji w zarządzaniu kryzysowym,
• współdziałanie z sąsiednimi powiatowymi centrami zarządzania kryzysowego w zakresie zarządzania kryzysowego,
• gromadzenie, aktualizowanie baz danych i innych narzędzi dla potrzeb Centrum oraz współdziałanie w tym zakresie z Wydziałami Starostwa, Gminnymi Centrami Zarządzania Kryzysowego, administracją zespoloną i niezespoloną oraz innymi służbami, inspekcjami i organizacjami pozarządowymi,
• organizowanie przetwarzania, sprawdzania i przekazywania informacji dotyczących sytuacji nadzwyczajnych,
• opracowywanie procedur dotyczących uruchomienia i koordynacji działań w zakresie udzielania pomocy humanitarnej,
• stałe utrzymywanie kontaktu z instytucjami realizującymi ciągły monitoring środowiska,
• stała wymiana informacji ze służbami dyżurnymi administracji zespolonej i niezespolonej oraz innymi służbami i inspekcjami,
• pełnienie funkcji całodobowej służby dyżurno – operacyjnej.